Het Cantatecollectief maakt en verspreidt jaarlijks een planning. Op basis van reacties van kerkgemeenten worden de projecten ingevuld. Op beide zondagen kunnen zowel een middag- als een avonddienst gepland worden. Tijdstippen worden op elkaar afgestemd. Op de tweede zondag is een ochtenddienst mogelijk. De kerkgemeente waar de eerste dienst in de serie wordt gehouden, verschaft het collectief de mogelijkheid om vooraf aan de dienst een repetitie met solisten te houden. De deelnemende kerkgemeenten zorgen voor koffie en thee voor de musici voorafgaand aan de dienst.

Op basis van het aantal uitvoeringen, één of beide zondagen en de bezetting van de cantate stelt het Cantatecollectief een kostenbegroting op. Voorbereidingskosten worden hoofdelijk omgeslagen over de deelnemende kerkgemeenten. Hoe meer diensten, hoe lager ook de kosten van de uitvoering. Op basis van de begroting maken we met iedere kerkgemeente afspraken over de dekking. Het Cantatecollectief kan assisteren bij het opstellen van een subsidieaanvraag en/of een beroep doen op een familiefonds dat onze missie steunt.

Van deelnemende kerkgemeenten verwachten we dat zij veel werk maken van de PR voor de cantatedienst. De inkomsten uit een collecte voor de onkosten van de cantate maken deel uit van de afspraken. Het Cantatecollectief helpt de kerkgemeenten met de PR met printklare flyers om uit te delen tijdens de reguliere kerkdiensten, inhoudelijk tekstmateriaal voor publicatie in uitgaven van de kerk en een persbericht.

De organisatie ondersteunt de predikant van dienst met bronmateriaal en de opbouw van een passende liturgie voor de cantatedienst.