Het Cantatecollectief maakt en verspreidt jaarlijks een projectplanning van telkens twee uitvoeringszondagen. Op basis van reacties van kerkgemeenten worden de projecten ingevuld. Op beide zondagen kunnen zowel een middag- als een avonddienst gepland worden. Tijdstippen worden op elkaar afgestemd. Op de tweede zondag is een ochtenddienst mogelijk. De kerkgemeente waar de eerste dienst in de serie wordt gehouden, verschaft het collectief de mogelijkheid om vooraf aan de dienst een repetitie met solisten te houden. De deelnemende kerkgemeenten zorgen voor koffie en thee voor de musici voorafgaand aan de dienst.
Op basis van het aantal uitvoeringen, één of beide zondagen en de bezetting van de cantate stelt het Cantatecollectief uiterlijk drie maanden van te voren een kostenbegroting op. Voorbereidingskosten worden hoofdelijk omgeslagen over de deelnemende kerkgemeenten. Hoe meer diensten, hoe lager ook de kosten van de uitvoering. Op basis van de begroting maken we met iedere kerkgemeente afspraken over de dekking. Het Cantatecollectief kan assisteren bij het opstellen van een subsidieaanvraag en/of een beroep doen op een familiefonds dat onze missie steunt.
Van deelnemende kerkgemeenten verwachten we dat zij veel werk maken van de PR voor de cantatedienst. De inkomsten uit een collecte voor de onkosten van de cantate maken deel uit van de afspraken. Het Cantatecollectief helpt de kerkgemeenten met de PR met printklare flyers om uit te delen tijdens de reguliere kerkdiensten en inhoudelijk tekstmateriaal voor publicatie in uitgaven van de kerk.
De organisatie ondersteunt de predikant van dienst met bronmateriaal en de opbouw van een passende liturgie voor de cantatedienst.
Uiterlijk twee weken na de laatste cantatedienst in een project ontvangt iedere kerkgemeente een overzicht van de feitelijke projectkosten. Daarbij gaat een factuur voor deze werkelijke kosten die binnen twee weken betaald moet worden. Alle projectkosten zijn dan door ons betaald en volgende projecten zijn in voorbereiding waarvoor kosten gemaakt worden die betaald moeten kunnen worden.
Hoe eerder de kerkgemeente haar eigen kosten inzichtelijk heeft en de collecteopbrengst heeft vastgesteld, kan een eventuele subsidieaanvraag worden afgehandeld. Desgewenst assisteren we hier bij. We bepalen dan ook de eventuele bijdrage uit ons familiefonds.